Ben jij een prater en kan je minstens zo goed luisteren? Je kent misschien wel de uitspraak dat we niet voor niets 2 oren en 1 mond hebben gekregen. Precies! Met het voeren van goede gesprekken met je medewerkers, kom je vaak meer te weten dan je in eerste instantie dacht. Meer over hoe het met je medewerker privé gaat en wat haar of hem in jouw bedrijf bezig houdt. Zulke gesprekken geven inzicht in hoe vitaal de medewerker zowel mentaal als fysiek is.

Het begint allemaal met een sollicitatiegesprek, gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek en tzt een beoordelingsgesprek. Naast nog tal van andere gesprekken kan het soms, na één of meerdere correctiegesprekken, leiden tot een slechtnieuwsgesprek. Slecht nieuws omdat je de medewerker vertelt dat hij of zij ontslagen wordt. Ieder gesprek kent zijn eigen voorbereiding, valkuilen, dynamiek, fases en emoties. Het voeren van gesprekken is voor leidinggevenden en HR professionals een dagelijkse bezigheid, maar dat geldt wellicht niet voor jou als ondernemer?

Als trouwe lezer van het OC-Q magazine, vraag je je wellicht af; “Wat hebben goede gesprekken te maken met winstlekkage?”. Wat ons betreft heeft het voeren van effectieve gesprekken, invloed op ‘Bezetting’ en ‘Productiviteit’. Laatstgenoemde is na Marketing de 2e grootste oorzaak van winstlekkages, waarover in een latere editie meer. In dit artikel eerst aandacht voor de winstlekkage oorzaken onder de noemer ‘Bezetting’, goed voor een kleine 10 % van de totale winstlekkage uit ons
doorlopende onderzoek.

Om te beginnen het thema van dit magazine, hoe vitaal is jouw team zowel geestelijk als lichamelijk?
Onlangs sprak ik een onderneemster die worstelde met de geweldige inzet van de medewerkers. Ze zijn zo gemotiveerd en met veel passie aan het werk, dat het
woord ‘pauze’ uit hun woordenboek verdwenen lijkt. Super natuurlijk dat er zo hard gewerkt wordt, maar pauzes zijn zeker nodig om op tijd rust te nemen en op te laden voor de volgende activiteiten. Gelukkig werkt het in dit team aanstekelijk, maar wat als een deel van je medewerkers juist steeds aan het woord ‘pauze’ denkt? Precies, goede gesprekken en afspraken maken is dan de oplossing om te zorgen dat alle medewerkers weten hoe met pauzes omgegaan wordt.

Eventueel bespreek je met elke medewerker apart hoe gemotiveerd ze ten aanzien van huidige rol zijn. Zo kom je erachter welke taken de medewerker motiveren of juist demotiveren. Regelmatig zien we dat taken onderling uitgewisseld kunnen worden, waardoor het ‘motiverende’ takenpakket groter wordt. Tja, en je houdt altijd taken over die geen van de medewerkers als motiverend bestempeld. Wanneer deze in een goede balans en harmonie bij toerbeurt worden uitgevoerd, hou je medewerkers ook hierbij gemotiveerd aan het werk.

Ongetwijfeld is en blijft ook jouw onderneming in ontwikkeling. Soms gedwongen door wet- en regelgeving, soms door veranderende behoeften bij je klanten en soms door nieuwe technieken en methoden. Beoordeel daarom regelmatig de taken van iedere positie t.o.v. de functiebeschrijving en voer eventuele aanpassingen door. Doordat we in onze aanpak door blijven vragen naar waarom een bepaalde taak of actie wordt uitgevoerd, komt aan het licht waar de bezetting verder verbeterd kan worden. De reden dat de verbetering niet eerder bedacht is, ligt veelal aan de houding van ‘zo doen we dat hier nou eenmaal en dat gaat al jaren goed zo’.

Ook hier een goede aanleiding om het gesprek aan te gaan om te achterhalen waardoor het verschil komt.

Een andere reden om taken te herzien kan komen uit het volgen van je meest productieve medewerkers. Wat doen zij anders dan hun collega’s en wat kunnen we als team daarvan leren? Altijd goed om daarbij verder te kijken naar oorzaken, soms lijkt een medewerker wel sneller en beter te werken, omdat deze vooral voor jouw beste klanten werkt. Minder snel en slechter werken, kan dus ook voortkomen uit de manier van werken bij/door een klant. Medewerkers op klanten laten rouleren is soms vanwege de relatie niet gewenst. Daarentegen kan het juist een impuls aan de relatie van jouw klant met jouw bedrijf geven. De klant ervaart dat de bezetting goed op orde is en vragen snel en goed beantwoord worden.

Naast het vergelijken van de manier van werken van jouw medewerkers onderling, kun je natuurlijk ook meten hoe de productiviteit van medewerkers ligt t.o.v. zogenaamde benchmarks. Oftewel wat is in de markt gebruikelijk en in hoeverre werkt een medewerker hier positief of negatief van af. Ook hier een goede aanleiding om het gesprek aan te gaan om te achterhalen waardoor het verschil komt. Op die manier hou je regelmatig personeelsevaluaties voor iedere positie om tijdig aanpassingen te doen in de bezetting. Welk ‘type’ medewerker heb je nodig om het groeipad van de

Naast het vergelijken van de manier van werken van jouw medewerkers onderling, kun je natuurlijk ook meten hoe de productiviteit van medewerkers ligt t.o.v. zogenaamde benchmarks. Oftewel wat is in de markt gebruikelijk en in hoeverre werkt een medewerker hier positief of negatief van af. Ook hier een goede aanleiding om het gesprek aan te gaan om te achterhalen waardoor het verschil komt. Op die manier hou je regelmatig personeelsevaluaties voor iedere positie om tijdig aanpassingen te doen in de bezetting. Welk ‘type’ medewerker heb je nodig om het groeipad van de onderneming verder te ontwikkelen en welke medewerker zorgt juist dat het fundament stevig in tact blijft?

Uit deze evaluaties, liefst met flinke betrokkenheid van jouw teams, komen ook mogelijkheden om bepaalde werkzaamheden uit te besteden naar voren. Dat hoeft niet als een bedreiging voor de werkgelegenheid ervaren te worden, maar kan juist maken dat er ruimte ontstaat voor medewerkers om zich verder te ontwikkelen. Uit te besteden taken kan je ook achterhalen uit de SWOT analyse (in goed Nederlands: Sterkten, zWakten, Opportuniteiten, inTimidatie). Overweeg of het voor jouw bedrijf én team beter is om de Zwakten niet te verbeteren, maar zoveel als mogelijk door leveranciers te laten invullen.

De hier genoemde mogelijkheden om de winstlekkage veroorzaak door ‘Bezetting’ aan te pakken, hebben de meeste kans van slagen als je je medewerkers hier van begin af aan bij betrekt. Afhankelijk van de omvang van jouw bedrijf doe je dat met een kernteam waarvan de leden hun collega’s op de hoogte houden en/of bevragen over oorzaken en oplossingen. Inderdaad, zorg dat er goede gesprekken gevoerd worden. Vaak verlopen de gesprekken anders dan verwacht en misschien wel gehoopt. Het is dan ook de kunst om van die gesprekken effectieve gesprekken te maken.

Dit is het tweede deel in de Serie Winstlekkage, wat is dat en wat doe je er aan? Meer informatie het volledige winstlekkage rapport, zie: ocmn.mkb.expert